Đằng sau mỗi kho hàng vận hành trơn tru là cả một “ngôn ngữ riêng” giúp mọi sản phẩm được nhận diện nhanh chóng và chính xác – đó chính là mã SKU. Việc thiết lập mã SKU khoa học, dễ nhớ và dễ đọc không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa hiệu quả mà còn tối ưu toàn bộ quy trình vận hành. Đây cũng là nền tảng quan trọng để tiến tới tự động hóa kho hàng, nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót.
1. SKU là gì?
SKU (viết tắt của Stock Keeping Unit) là mã định danh duy nhất được doanh nghiệp sử dụng để phân loại và quản lý sản phẩm trong kho hàng. Mỗi mã SKU thường chứa đựng các thông tin cụ thể như chủng loại, kích thước, màu sắc, chất liệu hoặc đặc điểm riêng biệt của từng mặt hàng, giúp việc kiểm soát và truy xuất hàng hóa trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Điểm đặc biệt của SKU là mỗi mã đều độc nhất, không trùng lặp với bất kỳ sản phẩm nào khác trong hệ thống. Chính sự riêng biệt này giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn trong quá trình nhập, xuất hoặc kiểm kê hàng tồn kho, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành.
Ngoài ra, hệ thống mã SKU còn được tích hợp trực tiếp với phần mềm quản lý kho và nền tảng bán lẻ. Điều này cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng hàng tồn theo thời gian thực, cập nhật số lượng chính xác và hỗ trợ trong việc đặt hàng, nhận hàng và bán hàng một cách khoa học, tự động hóa hơn.
2. Vai trò của SKU trong quản lý kho hàng
Mã SKU không chỉ là một dãy ký tự mà là công cụ cốt lõi giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa hiệu quả.
– Phân loại hàng hóa nhanh chóng, chính xác: Mỗi SKU là “dấu vân tay” riêng của sản phẩm, giúp nhận diện và phân biệt các phiên bản khác nhau như màu sắc, kích thước, chất liệu… SKU hỗ trợ tra cứu, sắp xếp và bán hàng dễ dàng, kể cả khi sản phẩm được lưu ở nhiều kho khác nhau.
– Đảm bảo vận hành chính xác: SKU chứa thông tin chi tiết về sản phẩm, giúp kiểm soát quá trình nhập – xuất hàng, phát hiện nhanh tình trạng thiếu hụt hoặc sai lệch dữ liệu. Nhờ đó, hoạt động kho vận trở nên minh bạch và trơn tru hơn.
– Giảm sai sót khi kiểm kê: Hệ thống SKU cho phép kiểm kê tự động, đối chiếu nhanh và chính xác, hạn chế nhầm lẫn, giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa.
– Nâng cao hiệu suất làm việc: Việc tra cứu và xác định vị trí hàng hóa theo SKU giúp tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và cải thiện hiệu quả vận hành tổng thể.
3. Cách tạo mã SKU dễ hiểu và dễ nhớ
Một mã SKU hiệu quả không cần quá phức tạp, nhưng phải khoa học, nhất quán và dễ đọc. Dưới đây là 6 yếu tố thường được đưa vào cấu trúc mã SKU:
– Tên thương hiệu hoặc nhà sản xuất: Đây là phần đầu tiên trong mã SKU, giúp nhận biết nhanh nguồn gốc của sản phẩm.
– Mô tả sản phẩm: Gồm các yếu tố như chất liệu, kiểu dáng, hoặc dòng sản phẩm — giúp mã SKU phản ánh được đặc trưng cơ bản của mặt hàng.
– Ngày nhập hàng: Thường sử dụng hai chữ số cuối của ngày, tháng, năm (ví dụ: 291025 cho 29/10/2025). Điều này hỗ trợ việc kiểm soát thời gian nhập kho và vòng đời hàng hóa.
– Kho lưu trữ: Mỗi kho nên có ký hiệu riêng (ví dụ: HN – Hà Nội, SG – Sài Gòn) để dễ dàng xác định vị trí lưu trữ sản phẩm.
– Kích cỡ và màu sắc: Thông tin này giúp nhân viên phân biệt các phiên bản khác nhau của cùng một sản phẩm, như size M – màu xanh chẳng hạn.
– Tình trạng sản phẩm: Ghi chú ngắn gọn như “M” (mới) hoặc “C” (cũ) giúp theo dõi trạng thái hàng tồn kho nhanh chóng.
Ví dụ: SKU “OT-KE-KHO-XL-BL-2508” (One Tech – kệ kho – size XL – màu xanh – nhập tháng 8/2025).
– Mẹo nhỏ: Hãy dùng dấu “-” để phân tách các trường thông tin, giúp mã nhìn thoáng và dễ đọc hơn. Tuy nhiên, bạn nên giới hạn độ dài mã dưới 20 ký tự để tránh rối mắt và khó nhập liệu.
4. Một số lưu ý khi thiết kế mã SKU
– Không nhồi quá nhiều thông tin. Hãy chỉ chọn những yếu tố thật sự cần thiết để tránh mã bị dài và khó quản lý.
– Giữ cấu trúc đồng nhất. Một khi đã có quy tắc tạo mã (ví dụ: thương hiệu – loại hàng – kích cỡ – màu – tháng nhập), hãy áp dụng nhất quán cho toàn bộ hệ thống.
– Tránh ký tự dễ gây nhầm lẫn. Không nên dùng “O” (dễ nhầm với số 0) hoặc “I” và “l” (dễ lẫn với nhau).
– Không dùng ký tự đặc biệt như “/”, “@”, “#”, “$” trong mã SKU vì có thể gây lỗi định dạng trong Excel hoặc phần mềm quản lý.
– Việc tuân thủ những nguyên tắc nhỏ này giúp hệ thống SKU vận hành mượt mà, hạn chế lỗi và tối ưu tốc độ xử lý dữ liệu.
5. Các loại kệ phổ biến và kết hợp hiệu quả với mã SKU
5.1 Kệ tự động Radio Shuttle
Kệ Radio Shuttle là hệ thống lưu trữ bán tự động hiện đại, hoạt động dựa trên robot autosat shuttle giúp vận chuyển pallet sâu vào từng dãy kệ. Giải pháp này đặc biệt phù hợp cho những doanh nghiệp trong ngành thực phẩm, đồ uống, hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) – nơi cần xử lý khối lượng hàng hóa lớn mỗi ngày.
Nhờ khả năng tự động hóa quy trình lưu trữ và xuất nhập hàng, hệ thống Radio Shuttle kết hợp với mã SKU giúp việc kiểm soát hàng tồn kho trở nên dễ dàng, chính xác và tiết kiệm nhân lực hơn bao giờ hết.
5.2 Kệ Selective
Kệ Selective là loại kệ phổ biến nhất trong các kho hàng quản lý theo mã SKU, nhờ khả năng tiếp cận 100% từng pallet mà không cần di chuyển các pallet khác. Thiết kế linh hoạt của kệ giúp dễ dàng điều chỉnh kích thước tầng chứa, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều mã SKU đa dạng và yêu cầu truy xuất hàng hóa nhanh.
Khi kết hợp cùng hệ thống quản lý SKU, kệ Selective tối ưu hóa quy trình xuất – nhập hàng, giúp nhân viên định vị và lấy đúng sản phẩm nhanh chóng, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian thao tác. Nhờ đó, kho hàng luôn gọn gàng, khoa học và hiệu suất làm việc được nâng cao rõ rệt.
5.3 Kệ Double Deep
Kệ Double Deep là phiên bản nâng cao của kệ Selective Pallet, cho phép lưu trữ sâu gấp đôi nhờ thiết kế xếp chồng hai pallet liên tiếp. Nhờ vậy, hệ thống kệ này có sức chứa hàng hóa nhiều hơn mà vẫn giữ được khả năng quản lý tương đối linh hoạt.
Loại kệ này phù hợp với doanh nghiệp có số lượng SKU vừa phải, không quá lớn nhưng cần tối ưu diện tích kho. Đặc biệt, kệ Double Deep được ứng dụng phổ biến trong các kho lạnh nhờ khả năng tăng mật độ lưu trữ mà vẫn đảm bảo kiểm soát hàng hóa hiệu quả.
5.4 Kệ Drive In
Kệ Drive In có thiết kế đặc trưng theo chiều sâu, cho phép xe nâng đi thẳng vào trong dãy kệ để xếp hoặc lấy hàng. Hệ thống này có thể bố trí 1 hoặc 2 đầu nhập – xuất, phù hợp với các kho chứa hàng có SKU đồng nhất với số lượng lớn, như trong ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG).
Đối với các kho có ít mã SKU nhưng mỗi SKU lưu trữ số lượng lớn, kệ Drive In giúp tận dụng tối đa không gian, giảm chi phí lưu trữ và rút ngắn thời gian thao tác xuất nhập hàng. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những doanh nghiệp muốn tối ưu diện tích kho và tăng hiệu quả vận hành.
Có thể khẳng định rằng, mã SKU tuy nhỏ bé nhưng lại là mắt xích quan trọng trong chuỗi vận hành kho hàng thông minh. Và trên hành trình giúp hàng nghìn doanh nghiệp Việt tối ưu không gian lưu trữ, Tập đoàn One Tech luôn giữ vững sứ mệnh mang đến những giải pháp giá kệ kho hàng, kệ lưu trữ hiện đại – nơi mọi chi tiết, từ chiếc kệ đến mã SKU, đều góp phần tạo nên hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp và bền vững.
Trung Thành là một chuyên gia trong lĩnh vực content với nhiều năm kinh nghiệm nghiên cứu và viết về kệ hàng trong siêu thị, kệ kho để hàng. Với kiến thức chuyên sâu và khả năng sáng tạo, Trung Thành đã xây dựng nhiều nội dung chất lượng, giúp khách hàng và doanh nghiệp tối ưu giải pháp trưng bày và lưu trữ hiệu quả.
Bài viết liên quan: